NetApp文件樣式指南
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我們的風格是對話式且具同理心的、但我們仍保持專業水準並達到目標。撰寫NetApp文件內容時、請遵循下列準則。
以對話方式撰寫
在向專業同仁解釋內容時、請像您說話一樣寫下。以對話的方式撰寫文章、有助於與觀眾建立連結。
| 太正式 | 太隨意了 | 我們的風格 |
|---|---|---|
如果您遇到 BlueXP 分層問題、可以在叢集儀表板上檢視健全狀況狀態、以判斷錯誤發生的原因。健全狀況反映ONTAP 出功能不全系統和服務連接器的狀態。 |
當發生故障時、這並不有趣。不過別擔心、只要查看叢集儀表板即可瞭解發生了什麼事、以及受到了哪些影響。 |
發生故障時、 BlueXP 分層會在叢集儀表板上顯示「故障」健全狀況狀態。檢視狀態以取得有關故障的資訊。 |
在配置儲存設備之前、您必須先從 BlueXP 探索 ONTAP 叢集。探索完成後、您必須開啟工作環境以配置儲存設備。 |
您只需要先從 BlueXP 探索 ONTAP 叢集、然後開啟工作環境以開始資源配置儲存設備。簡單易用！ |
從 BlueXP 探索 ONTAP 叢集之後、請開啟工作環境以配置儲存設備。 |
啟動設定精靈時、請依照精靈中的指示設定節點、並將其加入叢集。下列步驟將逐步引導您完成精靈中的步驟。 |
此時會出現設定精靈（幾乎像魔術一樣）、引導您完成設定節點並將其加入叢集的簡單程序。 |
依照設定精靈中的指示設定節點、並將其加入叢集。 |
您可以從多種內容格式類型中進行選擇、以安裝及設定新系統。每種格式類型都提供完整的指示。選擇最符合學習方式的格式類型。 |
您要如何設定及安裝系統？我們提供多種內容格式類型的指示、但只有您知道自己喜歡學習的方式。 |
選擇內容格式類型、引導您完成系統的安裝與設定。 |
使用宮縮
宮縮會強化 A 交談式語調而且許多收縮都很容易理解和翻譯。
展開以深入瞭解
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使用這些容易理解和翻譯的宮縮：
不是
您是
不是
我們就是
不是
就是這樣
不是
我們來吧
沒有
我們會（如果需要未來的緊張局勢）
不會
不會（如果未來需要緊張）
別這麼做
您將會（如果需要未來的緊張局勢）
-
請勿使用這類難以理解和翻譯的合約：
會的
應該有
不會
不該這麼做
可能有
別無他法
簡單寫入
避免使用大字詞和令人混淆的字詞。保持簡單。您正在向專業同仁說明一些內容、而非顯示您的詞彙。
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而非此 ** ：「將使用者與您的 NetApp Cloud Central 帳戶分離。」
-
請這麼做 ** ：「從您的 NetApp Cloud Central 帳戶移除使用者。」
至少寫入
簡短簡單的句子可讓內容更容易閱讀或掃描。現在可以使用較長的句子、然後再用較短的句子來追蹤。就像這樣。
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而非以下 ** ：「若要在 AWS 中的 Cloud Volumes ONTAP 系統和其他網路中的 ONTAP 系統之間複寫資料、您必須在 Amazon VPC 和其他網路之間建立 VPN 連線、例如 Azure vnet 或您的公司網路。」
-
請執行此動作 ** ：「網路之間的資料複寫需要透過 VPN 連線。例如、在 Amazon VPC 和公司網路之間、或在 AWS 和 Azure 之間。」
請自問下列事項：
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使用者目前是否需要此內容？
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使用者介面是否已充分引導使用者？如果沒有、可以簡單地新增哪些其他指引？
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我可以用較少的字詞來呈現內容、而不會發出太正式或太隨意的聲音嗎？
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我可以縮短或簡化一句長句、或將其分成兩句以上嗎？
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我可以使用清單來讓內容更具掃描能力嗎？
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我可以使用圖形來補充或取代文字區塊嗎？
主動寫入
避免被動式語音是技術寫作的標準規則、但當您想要進行對話時、請務必使用主動式語音。
作用中的語音
使用主動式語音、讓句子的主旨執行動詞的動作。這通常表示動詞遵循句子主題。主動式語音可保持清晰、清晰的寫入。除非您有特定理由使用被動式語音、否則請直接將主動式語音和位址使用者當作「您」使用。
以下是一些良好的主動式語音寫入範例。請寫下以下內容：
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在部署第一個叢集之前、請先提供必要的權限。
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如果系統關機不正確、介面會顯示警告訊息。
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NetApp已收到合約。
被動式語音
被動式的行動者不清楚：
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如果系統關機不正常、則會顯示警告訊息。
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NetApp獲得合約。
在下列情況下使用被動式語音：
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您不知道行動的執行者或執行者。
-
您想要避免將行動結果的使用者歸咎於使用者。
-
您無法寫下相關內容、例如一些必要資訊。
迫切心情
針對使用者動作清單的步驟、指令、要求和標題、請使用必要的情緒：
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" 在「工作環境」頁面上、按一下「探索」、然後選取「 ONTAP 叢集」。 "
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" 旋轉 CAM 把手、使其與電源齊平。 "
考慮使用必要的語音來取代被動式語音：
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而非此 ** ：「部署第一個叢集之前、必須先提供必要的權限。」
-
請執行此動作 ** ：「在部署第一個叢集之前、請先提供必要的權限。」
避免使用必要的語音功能、將步驟內嵌在概念和參考資訊中。
如需其他動詞慣例、請參閱：
撰寫一致的內容
「像您在向專業同仁解釋某件事時所說的那樣」、代表每個人都有不同之處。我們專業但對話的風格有助於將我們與使用者連結起來、並增加多位作者之間的細微不一致之處：
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專注於讓內容清楚且易於使用。如果所有內容都清楚且易於使用、則細微的不一致性並不重要。
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在您撰寫的頁面中保持一致。
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請務必遵循中的準則 專為全球觀眾撰寫。
使用內含語言
NetApp相信其產品文件不應包含任何具差別的專屬語言。我們所用的詞彙、可以讓我們與客戶建立正面關係、或是與客戶分離。尤其是書面文字、影響比意圖更重要。
當您為NetApp產品建立內容時、請避免使用可能被解讀為有損人格、具有種族色彩、存在或其他具有壓迫性的語言。請改用所有需要使用文件的人都能存取且歡迎使用的語言。例如、不要使用「主要/從屬」來取代「主要/次要」。
請先使用以人為本的語言、然後再使用殘障。
不要使用他、他、他、她、她 或是一般參考資料中的客戶。改為：
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重新撰寫句子以使用第二個人（您）。
-
重新改寫句子、使其具有複數名詞和發音。
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請使用「」或「 A 」、而非名詞（例如「文件」）。
-
請參閱人員的職務（例如、讀者、員工、客戶或客戶）。
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請使用「人員」或「個人」一詞。
-
被視為包容性或排他性的字詞範例 *
| 包容性範例 | 專屬範例 |
|---|---|
主要 / 次要 |
主要 / 從屬 |
允許的清單 |
白名單 |
封鎖清單 |
黑名單 |
停止 |
終止 |
停止回應 |
掛起 |
結束或取消 |
中止 |
人員工時 |
工時 |
開發人員需要存取其開發環境中的伺服器、但不需要存取 Azure 中的伺服器。 |
開發人員需要存取其開發環境中的伺服器、但不需要存取 Azure 中的伺服器。 |
失明的人 |
視障人士 |
視力不佳的人 |
視覺障礙 |
請立即瞭解
每個頁面都應該從對使用者最重要的部分開始。我們需要找出使用者嘗試做什麼、並專注於協助他們達成目標。我們也應該在句子開頭加上關鍵字、以提升掃描能力。
請遵循以下一般句子準則：
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準確。
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避免使用填塞字詞。
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請保持簡短。
-
使用格式化的文字或項目符號清單來醒目提示重點。
-
達成目標的範例 *
| 範例很好 | 不良範例 |
|---|---|
如果您的企業有嚴格的安全性原則、請使用資料傳輸加密功能、在不同網路中的 NFS 伺服器之間同步資料。 |
Cloud Sync 可以使用資料傳輸加密、將資料從一部 NFS 伺服器同步到另一部 NFS 伺服器。如果您有嚴格的安全原則來透過網路傳輸資料、加密資料有助於解決問題。 |
建立包含最常用樣式、格式和版面配置的文件範本、可節省時間。然後在建立新文件時使用範本。 |
範本是建立新文件的起點。範本可以包含常用的樣式、格式和版面配置。如果您經常為文件使用相同的頁面配置和樣式、請考慮建立範本。 |
Astra Control 提供三種作業模式、您可以指派給使用者、以謹慎控制 Astra Control 與雲端環境之間的存取。 |
Astra Control 可讓您為 AWS 帳戶中的使用者指派三種操作模式之一。這些模式可讓您根據 IT 原則、仔細控制 Astra Control 與雲端環境之間的存取。 |
使用大量視覺效果
大多數人都是視覺學習者。使用影片、圖表和螢幕擷取畫面來改善學習、細分文字區塊、並提供視覺提示、讓使用者瞭解工作指示中的位置。
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請附上一句導程、說明下圖所示的影像：「下圖顯示背面板上的 AC 電源供應器 LED 。」
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請參閱圖示的位置、如「追蹤」或「之前」、而非「上方」或「下方」。
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在內嵌視覺強化功能上使用替代文字。
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如果視覺效果與步驟有關、請在步驟後加上視覺效果、然後縮排以與步驟編號對齊。
螢幕擷取畫面的最佳實務做法：
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每項工作包含的螢幕擷取畫面不超過 5 個。
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請勿在螢幕擷取畫面中包含文字。請改用編號標註。
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請謹慎選擇要加入的螢幕擷取畫面。螢幕擷取畫面可能會很快過期。
影片或動畫的最佳實務做法：
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影片長度應在 5 分鐘以內。
建立可協助使用者達成目標的工作流程
使用者閱讀我們的內容以達成特定目標。使用者想要找到所需的內容、達成目標、然後回到家中。我們的工作不是要記錄產品或功能。我們的工作是記錄使用者目標。工作流程是協助使用者達成目標的最直接方法。
工作流程是一系列步驟或子任務、說明如何達成使用者目標。工作流程的範圍是完整的目標。
例如、建立磁碟區的步驟並不是工作流程、因為建立磁碟區本身並不是一個完整的目標。讓ESX伺服器可以使用儲存設備的步驟可能是工作流程。這些步驟不僅包括建立磁碟區、還包括匯出磁碟區、設定任何必要的權限、建立網路介面等。
工作流程衍生自客戶使用案例。工作流程只顯示達成目標的最佳方式之一。
根據使用者的目標來組織內容
根據使用者嘗試達成的目標來組織內容、協助使用者快速找到資訊。本標準適用於文件網站的目錄（導覽）、以及網站上顯示的個別頁面。
依下列方式組織內容：
- 左側導覽的第一個項目（高層）
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根據使用者嘗試達成的目標來組織內容。例如、網站導覽中的第一個項目可能是「開始使用」或「保護資料」。
- 文件網站導覽中的第二層項目（中階）
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圍繞構成目標的廣泛工作來組織內容。
例如、「開始使用」一節可能包含下列頁面：
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準備安裝
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安裝及設定 <product name>
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設定授權
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接下來您可以做什麼
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- 個別頁面（詳細層級）
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在每個頁面上、圍繞構成廣泛工作的個別工作來組織內容。例如、使用者需要準備安裝或設定災難恢復的內容。
頁面可以描述單一工作或多項工作。如果有多項工作、則應在頁面上的個別區段中說明。每一節應著重於單一學習或執行廣泛工作的各個層面。這可能包括一些完成工作所需的概念性和參考型資訊。
專為全球觀眾撰寫
我們的文件會被許多使用者讀取、他們的主要語言不是英文。我們使用 Neural Machine 翻譯工具或人力翻譯、將內容翻譯成其他語言。為了支援我們的全球觀眾、我們撰寫了易於閱讀且易於翻譯的內容。
請遵循以下準則、為全球對象撰寫文章：
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寫下簡短的句子。
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使用標準語法和標點。
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一個字只代表一個意義、一個字則代表一個意義。
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使用常見的收縮。
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使用圖形來釐清或取代文字。
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避免在圖形中內嵌文字。
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避免在字串中有三個以上的名詞。
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避免不清楚的先前者。
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避免使用行話、說詞和比喻。
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避免非技術範例。
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避免使用硬退貨和間隔。
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請勿使用幽默或諷刺。
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請勿使用歧視性內容。
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除非您是為特定人員撰寫文章、否則請勿使用有性別偏見的語言。
A至Z準則
縮寫詞和縮寫詞
請使用知名的縮寫詞和縮寫詞來熟悉、但請避免模糊不清的縮寫詞可能會對清楚度和可尋找性造成負面影響。有關縮寫詞和縮寫詞的其他約定，請參閱 "Microsoft Writing Style指南"。
主動式語音（相對於被動式語音）
請參閱 主動寫入。
讚不已
如果正確使用、 Admonitions 是一項強大的工具。他們可以提請注意重要資訊、提供實用秘訣、或警告使用者潛在危險。過度使用時、它們會失去影響、並可能導致使用者疲勞。以下是確保有效使用廣告的一些準則。
請使用下列標籤、將廣告與主要內容流程分開：
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附註使用附註來強調必須在其餘文字中脫穎而出的重要資訊。不過、請避免使用附註來提供「很好知道」的資訊、而這對於使用者瞭解或完成工作並不重要。附註的目的是提請讀者注意他們可能忽略的關鍵點。
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秘訣秘訣應該盡量謹慎使用、因為我們的原則是在預設情況下記錄最佳實務資訊。如有必要、請使用秘訣來強調最佳實務資訊、協助使用者更輕鬆、更有效率地使用產品或完成步驟或工作。秘訣應提供實用的建議或捷徑、以提升使用者體驗。
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注意：請謹慎警告使用者可能導致不良後果的情況或行動、包括人身傷害或設備損壞。請務必謹慎注意使用者必須避免的潛在危險、以免造成傷害或中斷。
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最佳實務做法是使用最佳實務做法來強調完成工作或使用產品的最佳方式。這些不只是建議，更是經過專家或產業標準驗證的策略。
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* 最佳實務做法是什麼？ *這是一項可據以行動的特定工作策略，提供明確的效益，並以可靠來源為後盾。
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* 我何時可以使用？ *您可以針對所有內容類型和所有對象使用最佳實務做法。像秘訣一樣，請謹慎使用，以維持其重要性。
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* 如何設定格式？ *以一致且方便使用的格式呈現最佳實務做法。這可能是項目符號清單，編號清單或段落，視內容而定。
-
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請僅使用支援的廣告。不支援任何其他類型的格式設定。
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避免過度使用廣告。過度使用可能會導致使用者跳過這些重要章節、因為他們認為這些章節是我們文件的「垃圾抽屜」。
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根據經驗、每頁最多只能有 3 頁的廣告數量。
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在警訊中提供清楚且簡潔的資訊。此訊息應簡短且重點突出、讓使用者能夠快速瞭解所提供資訊的重要性。
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避免在表中出現 AsciDoc 廣告。如果需要將內容識別為附註、提示或注意事項、請使用附註：、提示：、 或注意：作為文字的內嵌導引。
之後（而非「一次」）
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請使用「之後」來表示時間順序：「請在插入電腦後開啟電腦。」
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使用「一次」只表示「一次」。
此外
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使用「同時」表示「額外」。
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請勿使用「亦」來表示「或者」。
和/或
如果有的話、請選擇更精確的詞彙。如果兩個詞彙都不比另一個詞彙更精確、請使用「和 / 或」。
做為
請勿使用「 AS 」來表示「因為」。
使用（相對於「使用」或「搭配」）
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當使用的實體為主旨時、請使用「使用」：「您可以使用「元件」功能表將新元件新增至儲存庫。」
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您可以使用「使用」或「搭配」來開始句子、有時產品名稱可以接受這句話：「使用 SnapDrive 、您可以在 Windows 環境中管理虛擬磁碟和 Snapshot 複本。」
CAN （相對於「可能」、「可能」、「應該」或「必須」）
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使用「 CAN 」表示功能：「您可以在此程序中隨時提交變更。」
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使用「可能」來表示可能的情況：「下載多個程式可能會影響處理時間。」
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請勿使用「可能」、這是含糊不清的、因為這可能表示能力或權限。
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使用「應該」來指出建議但可選的行動。請考慮改用替代詞組、例如「我們推薦」。
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避免使用「必須」、因為是 被動式。請考慮使用必要的聲音、將思考重述為指示。如果您使用「必須」、請使用它來指出必要的行動或條件。
資本化
幾乎所有內容都使用句子樣式的大寫（小寫）。僅資本：
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第一個句子和標題字、包括表格標題
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清單項目的第一字、包括句子片段
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適當的名詞
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文件標題和字幕（將所有主要字詞和五個以上字母的前置詞大寫）
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UI元素、但必須在介面中大寫。否則、請使用小寫字母。
注意通知
請參閱 讚不已。
合約
使用 合約 以對話的方式撰寫。
確保（相對於「確認」或「驗證」）
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使用「確保」表示「確定」。 視情況加入「那樣」：「確保插圖周圍有足夠的空白空間。」
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切勿使用「確保」暗示承諾或保證：「使用 Cloud Manager 確保您可以在 ONTAP 叢集上佈建 NFS 和 CIFS 磁碟區。」
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當您表示使用者應仔細檢查已存在或已發生的情況時、請使用「確認」或「驗證」：「確認叢集上已設定 NFS 」。
圖形
請參閱 使用大量視覺效果。
如果沒有
請勿自行使用「如果沒有」來指前一句：
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而非這項 ：「電腦應該關閉。如果沒有、請將其關閉。 "
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請執行下列操作：「確認電腦已關閉。」
如果（相對於「是」或「何時」）
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使用「 IF 」表示條件、例如在「 if then then then then 」結構中。
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當存在聲明或暗示的「或不」條件時、請使用「是」。為了簡化翻譯、最好將「無論是否」取代為「是否」。
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使用「何時」表示時間過長。
必要的聲音
請參閱 主動寫入。
未來功能或版本
請勿提及即將推出的產品版本或功能的時間或內容、只能說某項功能或功能「目前不受支援」。
知識庫文章：參考
如有需要、請參閱內容中的KB（NetApp知識庫）文章。如需資源頁面和GitHub內容、請將連結放入執行中文字。
清單
資訊清單通常比文字區塊更容易掃描和吸收。請考慮以清單形式呈現複雜資訊、以簡化複雜資訊的方法。以下是一些一般準則、但請運用您的判斷力：
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請確定清單的原因清楚明確。介紹完整句子、含分號的句子片段或標題的清單。
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使用清單中的清單時、請將結構限制在最多兩個深度層級、以保持清楚和易讀性。如果您發現自己需要更多層級、請考慮重新整理內容、讓使用者更容易瀏覽及瞭解內容。
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包括巢狀清單在內的任何清單都應該有兩到七個項目。一般而言、每個項目中的資訊越短、您可以新增的項目越多、但清單仍可掃描。如果清單有多個包含巢狀清單的項目、請考慮使用區段或區塊標題、將整個項目分割成更多的消耗性區塊。
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清單項目應盡可能掃描。避免讓清單項目無法掃描的文字區塊。
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清單項目應以大寫字母開頭、且清單項目應以等量方式平行。例如、使用名詞或動詞來啟動每個項目：
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如果所有清單項目都是完整的句子、請以句點結束。
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如果所有清單項目都是句子片段、請勿以句點結束。
-
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清單項目應以邏輯方式排序、例如字母順序或時間順序。
本地化
請參閱 專為全球觀眾撰寫。
極簡主義
請參閱 至少寫入。
數字
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10和10以上的所有數字都使用阿拉伯數字、但以下情況除外：
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如果您以數字開頭句子、請使用字詞、而非阿拉伯數字。
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請使用字數（非數字）作為大約數字。
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請使用少於10的數字。
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如果句子包含少於10且大於10的混合數字、請在所有數字中使用阿拉伯數字。
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如需其他數字慣例、請參閱 "Microsoft Writing Style指南"。
複利
我們會記錄NetApp產品、以及NetApp產品與協力廠商產品之間的互動。我們不會記錄協力廠商產品。我們不應將第三方內容複製並貼到文件中、也絕不應這麼做。
先決條件
必要條件可識別必須存在的條件、或使用者在開始目前工作之前必須完成的動作。
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以標題識別內容的性質、例如「先決條件」、「開始之前」或「開始之前」。
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如果有必要的話、請使用被動式語音做為必備字詞：
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" 必須在叢集上設定 NFS 或 CIFS 。 "
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" 您必須擁有叢集管理 IP 位址和管理員使用者帳戶密碼、才能將叢集新增至 Cloud Manager 。 "
-
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視需要釐清先決條件：「必須在叢集上設定 NFS 或 CIFS 。您可以使用 System Manager 或 CLI 設定 NFS 和 CIFS 。 "
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請考慮其他提供資訊的方法、例如是否應該將內容重新定位為目前工作的第一步：
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先決條件：「您必須擁有必要的權限、才能部署第一個叢集。」
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步驟：「提供部署第一個叢集所需的權限。」
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先前（相對於「之前」、「上一個」或「之前」）
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如有可能、請將「先前」改為「之前」。
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如果您無法使用「之前」、請使用「之前」做為形容詞、來指的是之前發生的事情、或是重要性較高的順序。
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使用「上一步」來指出之前未指定時間發生的事件。
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請使用「前面」來指出之前發生的事件。
標點符號
保持簡單。一般而言、句子中包含的符號越多、所需的大腦細胞就越多。
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在三個以上項目的敘述清單中、在結合（「 AND 」或「 OR 」）之前使用序列逗號（牛津逗號）。
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限制使用分號和分號。
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除非另有說明、否則請遵循下列詳細說明的語法、標點和拼字慣例：
自
使用「自」來表示時間過長。請勿使用「自」來表示「因為」。
該（相對於「何人」或「誰」）
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使用 "那個 " （不含結尾的逗號）來介紹句子所需的子句。
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即使句子中沒有英文內容、也請使用「那個」：「請確認電腦已關機。」
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使用「目標」（加上結尾的逗號）來引入新增支援資訊的子句、但這句話並不需要。
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使用「對象」來介紹提及人員的條款。
商標
我們的大多數技術內容中並未包含商標符號、因為範本中的法律聲明已經足夠。不過、我們使用時確實遵守所有使用規則 "NetApp商標詞彙"：
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使用商標詞彙（含或不含符號）僅做為形容詞、不得做為名詞、動詞或詞彙。
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請勿將商標字詞縮寫、連字號或斜體。
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請勿將商標詞彙複數化。如果需要複數格式、請使用商標名稱作為形容詞、以修改複數名詞。
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請勿使用商標詞彙的所有形式。您可以使用公司名稱（例如NetApp）的所有格式、在一般意義上使用這些名稱、而非商標術語。
使用者介面
記錄使用者介面時、請盡可能仰賴介面來引導使用者。
記錄 UI 時、請使用簡單且極簡的樣式。
Details
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假設使用者在讀取內容時使用介面：
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請勿逐步引導使用者完成精靈或畫面。只能從介面中指出不明顯的重要事項。
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請勿包含「按一下確定」或「按一下儲存」或「建立磁碟區」、或是執行工作的人所能看到的任何其他內容。
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假設成功。除非您預期大部分時間作業都會失敗、否則請勿記錄故障路徑。假設介面提供適當的指引。
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請勿使用「按一下」。請務必使用「 SELECT 」、因為這個字涵蓋滑鼠、觸控、鍵盤及其他任何選擇方式。
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將內容著重於處理客戶使用案例的工作流程、以及讓使用者在介面中找到適當位置來開始工作流程。
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務必記錄達成使用者目標的最佳方法之一。
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如果工作流程需要重大決策、請務必記錄決策規則。
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大部分時間、請使用大多數使用者所需的最低步驟數。
避免記錄到需要命名UI元素的精細度層級。
Details
請仰賴介面來引導使用者瞭解互動的細節。如果您必須取得該特定項目、請在元素上命名該標籤。例如、「選擇所需的 Volume 」或「選擇「使用現有 Volume 」。 無需命名功能表或選項按鈕或核取方塊、只要使用標籤即可。
如需使用者必須選取的圖示、請使用圖示的影像。請勿嘗試命名。此規則適用於箭頭、鉛筆、齒輪、kabob、漢堡、 等等。
識別標籤時、請遵循使用者介面所使用的拼字和大寫。
Details
如果標籤後面接著省略符號、請勿在命名物件時加入省略符號。鼓勵開發人員將標題樣式的大寫字用於使用者介面標籤、以便更輕鬆地撰寫這些標籤。
請謹慎使用螢幕擷取畫面。
Details
偶爾的螢幕擷取（「螢幕擷取畫面」）可協助使用者在工作流程期間啟動或變更介面時、確信自己位於介面中的正確位置。請勿使用螢幕擷取畫面來顯示要輸入的資料或要選擇的值。
同時（相對於「儘管」）
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使用「同時」來指出時間內發生的情況。
-
使用「儘管」來代表幾乎同時發生或在其他活動之後不久發生的活動。