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Examinez les données stockées dans votre organisation

Contributeurs

Vous pouvez examiner les données de votre organisation en affichant les détails dans la page recherche de données. Vous pouvez accéder à cette page à partir de nombreuses zones de l’interface utilisateur Data Sense, y compris les tableaux de bord gouvernance et conformité.

Note Les fonctionnalités décrites dans cette section ne sont disponibles que si vous avez choisi d’effectuer une analyse de classification complète sur vos sources de données. Les sources de données qui ont une analyse avec mappage uniquement n’affichent pas de détails au niveau des fichiers.

Filtrage des données dans la page Data Investigation

Vous pouvez filtrer le contenu de la page d’enquête pour n’afficher que les résultats que vous souhaitez voir. Il s’agit d’une fonctionnalité très puissante car une fois les données raffinées, vous pouvez utiliser la barre de boutons en haut de la page pour effectuer diverses actions, notamment copier des fichiers, déplacer des fichiers, ajouter une balise ou une étiquette AIP aux fichiers, et bien plus encore.

Si vous souhaitez télécharger le contenu de la page en tant que rapport après l’avoir affiné, cliquez sur le bouton bouton télécharger bouton. Cliquez ici pour plus de détails sur le rapport d’enquête sur les données.

Capture d’écran des filtres disponibles lors du raffinage des résultats dans la page d’enquête.

  • Les onglets de niveau supérieur vous permettent d’afficher des données à partir de fichiers (données non structurées), de répertoires (dossiers et partages de fichiers) ou de bases de données (données structurées).

  • Les commandes situées en haut de chaque colonne vous permettent de trier les résultats par ordre numérique ou alphabétique.

  • Les filtres du volet gauche vous permettent d’affiner les résultats en sélectionnant les attributs décrits dans les sections suivantes.

Filtrer les données par sensibilité et par contenu

Utilisez les filtres suivants pour afficher la quantité d’informations sensibles contenues dans vos données.

Filtre Détails

Catégorie

Sélectionner "types de catégories".

Niveau de sensibilité

Sélectionnez le niveau de sensibilité : personnel, personnel sensible ou non sensible.

Nombre d’identificateurs

Sélectionnez la plage d’identificateurs sensibles détectés par fichier. Inclut des données personnelles et des données personnelles sensibles. Lors du filtrage dans les répertoires, Data Sense totalise les correspondances de tous les fichiers de chaque dossier (et sous-dossiers).

Données personnelles

Sélectionner "types de données personnelles".

Données personnelles sensibles

Sélectionner "types de données personnelles sensibles".

Sujet de données

Saisissez le nom complet ou l’identifiant connu d’un sujet de données.

Filtrez les données par propriétaire d’utilisateur et par autorisation utilisateur

Utilisez les filtres suivants pour afficher les propriétaires de fichiers et les autorisations d’accès à vos données.

Filtre Détails

Ouvrez autorisations

Sélectionnez le type d’autorisations dans les données et dans les dossiers/partages.

Autorisations utilisateur/groupe

Sélectionnez un ou plusieurs noms d’utilisateur et/ou de groupe ou entrez un nom partiel.

Propriétaire du fichier

Entrez le nom du propriétaire du fichier.

Nombre d’utilisateurs ayant accès

Sélectionnez une ou plusieurs plages de catégories pour afficher les fichiers et dossiers ouverts à un certain nombre d’utilisateurs.

Filtrez les données par heure

Utilisez les filtres suivants pour afficher les données en fonction des critères de temps.

Filtre Détails

Heure de création

Sélectionnez une plage horaire au moment de la création du fichier. Vous pouvez également spécifier une plage horaire personnalisée pour affiner davantage les résultats de la recherche.

Heure découverte

Sélectionnez une plage horaire lorsque le fichier est détecté par le capteur de données. Vous pouvez également spécifier une plage horaire personnalisée pour affiner davantage les résultats de la recherche.

Dernière modification

Sélectionnez une plage horaire pour la dernière modification du fichier. Vous pouvez également spécifier une plage horaire personnalisée pour affiner davantage les résultats de la recherche.

Dernier accès

Sélectionnez une plage horaire lors du dernier accès au fichier ou au répertoire (CIFS ou NFS uniquement). Vous pouvez également spécifier une plage horaire personnalisée pour affiner davantage les résultats de la recherche. Pour les types de fichiers analysés par Data Sense, il s’agit de la dernière analyse du fichier par Data Sense.

Filtrage des données par métadonnées

Utilisez les filtres suivants pour afficher les données en fonction de l’emplacement, de la taille et du répertoire ou du type de fichier.

Filtre Détails

Chemin du fichier

Saisissez jusqu’à 20 chemins partiels ou complets que vous souhaitez inclure ou exclure de la requête. Si vous entrez à la fois inclure des chemins d’accès et exclure des chemins, Data Sense recherche d’abord tous les fichiers des chemins inclus, puis supprime les fichiers des chemins exclus, puis affiche les résultats. Notez que l’utilisation de "*" dans ce filtre n’a aucun effet et que vous ne pouvez pas exclure des dossiers spécifiques de l’analyse - tous les répertoires et fichiers d’un partage configuré seront analysés.

Type de répertoire

Sélectionnez le type de répertoire : « partager » ou « dossier ».

Type de fichier

Sélectionner "types de fichiers".

Taille du fichier

Sélectionnez la plage de tailles de fichier.

Hachage de fichiers

Entrez le hachage du fichier pour trouver un fichier spécifique, même si le nom est différent.

Filtrer les données par type de stockage

Utilisez les filtres suivants pour afficher les données par type de stockage.

Filtre Détails

Type d’environnement de travail

Sélectionnez le type d’environnement de travail. OneDrive, SharePoint et Google Drive sont classés dans « applications ».

Nom de l’environnement de travail

Sélectionner des environnements de travail spécifiques.

Référentiel de stockage

Sélectionnez le référentiel de stockage, par exemple un volume ou un schéma.

Filtrez les données par balises, étiquettes, utilisateurs affectés et règles

Utilisez les filtres suivants pour afficher les données par étiquettes ou étiquettes AIP.

Filtre Détails

Stratégies

Sélectionnez une ou plusieurs stratégies. Aller "ici" pour afficher la liste des règles existantes et créer vos propres règles personnalisées.

Étiquette

Sélectionnez "Libellés AIP" qui sont affectés à vos fichiers.

Étiquettes

Sélectionnez "la ou les balises" qui sont affectés à vos fichiers.

Affecté à

Sélectionnez le nom de la personne à laquelle le fichier est affecté.

Filtrez les données par état d’analyse

Utilisez le filtre suivant pour afficher les données en fonction de l’état d’acquisition de détection de données.

Filtre Détails

État de l’analyse

Sélectionnez une option pour afficher la liste des fichiers en attente de première numérisation, terminés en cours de numérisation, en attente de numérisation ou qui n’ont pas pu être numérisés.

Événement d’analyse d’acquisition

Indiquez si vous souhaitez afficher les fichiers qui n’ont pas été classés car Data Sense n’a pas pu revenir à l’heure du dernier accès ou les fichiers classifiés même si Data Sense n’a pas pu rétablir l’heure du dernier accès.

"Voir les détails sur l’horodatage de la « dernière heure d’accès »" Pour plus d’informations sur les éléments qui apparaissent dans la page Investigation lors du filtrage à l’aide de l’événement Scan Analysis.

Filtrer les données par doublons

Utilisez le filtre suivant pour afficher les fichiers qui sont dupliqués dans votre espace de stockage.

Filtre Détails

Doublons

Indiquez si le fichier est dupliqué dans les référentiels.

Affichage des métadonnées de fichier

Dans le volet Résultats de l’enquête de données, vous pouvez cliquer sur le bas-caret pour afficher les métadonnées de fichier, quel qu’il soit.

Capture d’écran affichant les détails des métadonnées d’un fichier dans la page Data Investigation.

En plus de vous indiquer l’environnement de travail et le volume où se trouve le fichier, les métadonnées affichent beaucoup plus d’informations, notamment les autorisations de fichier, le propriétaire du fichier, s’il existe des doublons de ce fichier et l’étiquette AIP attribuée (si vous disposez de "AIP intégré dans le cloud Data SENSE"). Ces informations sont utiles si vous prévoyez de le faire "Créer des règles" car vous pouvez voir toutes les informations que vous pouvez utiliser pour filtrer vos données.

Notez que toutes les informations ne sont pas disponibles pour toutes les sources de données, ce qui est juste ce qui est approprié pour cette source de données. Par exemple, le nom du volume, les autorisations et les libellés AIP ne sont pas pertinents pour les fichiers de base de données.

Lors de l’affichage des détails d’un seul fichier, vous pouvez effectuer quelques actions sur le fichier :

Affichage des autorisations pour les fichiers et les répertoires

Pour afficher la liste de tous les utilisateurs ou groupes qui ont accès à un fichier ou à un répertoire, ainsi que les types d’autorisations dont ils disposent, cliquez sur Afficher toutes les autorisations. Ce bouton est disponible uniquement pour les données des partages CIFS, SharePoint Online, SharePoint sur site et OneDrive.

Notez que si vous voyez des SID (identificateurs de sécurité) au lieu des noms d’utilisateurs et de groupes, vous devez intégrer Active Directory dans Data Sense. "Découvrez comment faire".

Capture d’écran affichant des autorisations détaillées sur les fichiers.

Vous pouvez cliquer sur le bas-caret pour tous les groupes pour voir la liste des utilisateurs qui font partie du groupe.

En outre, Vous pouvez cliquer sur le nom d’un utilisateur ou d’un groupe et la page Investigation s’affiche avec le nom de cet utilisateur ou groupe renseigné dans le filtre "autorisations utilisateur/groupe" pour que vous puissiez voir tous les fichiers et répertoires auxquels l’utilisateur ou le groupe a accès.

Recherche de fichiers en double dans vos systèmes de stockage

Vous pouvez afficher si des fichiers dupliqués sont stockés dans vos systèmes de stockage. Cette fonction s’avère utile pour identifier les domaines dans lesquels vous pouvez économiser de l’espace de stockage. Il peut également être utile de s’assurer que certains fichiers possédant des autorisations spécifiques ou des informations sensibles ne sont pas inutilement dupliqués dans vos systèmes de stockage.

Data Sense utilise la technologie de hachage pour déterminer les fichiers en double. Si un fichier a le même code de hachage qu’un autre fichier, nous pouvons être 100 % sûrs que les fichiers sont des doublons exacts, même si les noms de fichier sont différents.

Vous pouvez télécharger la liste des fichiers dupliqués et les envoyer à votre administrateur de stockage afin qu’il puisse décider quels fichiers, le cas échéant, être supprimé. Ou vous le pouvez "supprimez le fichier" vous-même si vous êtes sûr qu’une version spécifique du fichier n’est pas nécessaire.

Affichage de tous les fichiers dupliqués

Si vous voulez une liste de tous les fichiers dupliqués dans les environnements de travail et les sources de données que vous scannez, vous pouvez utiliser le filtre Duplicates > a des doublons dans la page recherche de données.

Tous les fichiers avec des doublons de tous les types de fichiers (sans les bases de données), d’une taille minimale de 50 Mo et/ou contenant des informations personnelles ou sensibles, s’affichent dans la page Résultats.

Affichage si un fichier spécifique est dupliqué

Si vous souhaitez voir si un seul fichier contient des doublons, vous pouvez cliquer sur dans le volet Résultats de l’enquête de données le bas-caret pour afficher les métadonnées de fichier, quel qu’il soit. Si un fichier est en double, ces informations apparaissent à côté du champ Duplicates.

Pour afficher la liste des fichiers dupliqués et leur emplacement, cliquez sur Afficher les détails. Dans la page suivante, cliquez sur Afficher les doublons pour afficher les fichiers de la page Investigation.

Capture d’écran indiquant comment afficher l’emplacement des fichiers dupliqués.

Astuce Vous pouvez utiliser la valeur de hachage de fichier fournie dans cette page et la saisir directement dans la page Investigation pour rechercher un fichier en double spécifique à tout moment, ou vous pouvez l’utiliser dans une police.

Rapport d’enquête de données

Le rapport d’enquête de données est un téléchargement du contenu filtré de la page d’enquête de données.

Vous pouvez enregistrer le rapport sur la machine locale en tant que fichier .CSV (qui peut inclure jusqu’à 5,000 lignes de données), ou en tant que fichier .JSON que vous exportez vers un partage NFS (qui peut inclure un nombre illimité de lignes). Si Data Sense analyse des fichiers (données non structurées), des répertoires (dossiers et partages de fichiers) ou des bases de données (données structurées), il peut y avoir jusqu’à trois fichiers de rapports téléchargés.

Lors de l’exportation vers un partage de fichiers, assurez-vous que Data Sense dispose des autorisations appropriées pour l’accès à l’exportation.

Génération du rapport d’investigation des données

Étapes

  1. Dans la page Data Investigation, cliquez sur le bouton bouton télécharger en haut à droite de la page.

  2. Indiquez si vous souhaitez télécharger un rapport .CSV ou .JSON de données, puis cliquez sur Télécharger le rapport.

    Capture d’écran de la page Télécharger le rapport d’enquête avec plusieurs options.

    Lors de la sélection d’un rapport .JSON, entrez le nom du partage NFS dans lequel le rapport sera téléchargé au format <host_name>:/<share_path>.

Résultat

Une boîte de dialogue affiche un message indiquant que les rapports sont en cours de téléchargement.

Vous pouvez afficher la progression de la génération du rapport JSON dans le "Volet État des actions".

Ce qui est inclus dans chaque rapport d’enquête de données

Le non structuré fichier de données contient les informations suivantes sur vos fichiers :

  • Nom du fichier

  • Type d’emplacement

  • Nom de l’environnement de travail

  • Référentiel de stockage (par exemple, un volume, un compartiment, des partages)

  • Type d’environnement de travail

  • Chemin des fichiers

  • Type de fichier

  • Taille du fichier

  • Heure de création

  • Dernière modification

  • Dernier accès

  • Propriétaire du fichier

  • Catégorie

  • Informations personnelles

  • Informations personnelles sensibles

  • Date de détection de suppression

    Une date de détection de suppression identifie la date à laquelle le fichier a été supprimé ou déplacé. Cela vous permet d’identifier le moment où des fichiers sensibles ont été déplacés. Les fichiers supprimés ne font pas partie du nombre de fichiers qui s’affiche dans le tableau de bord ou sur la page Investigation. Les fichiers n’apparaissent que dans les rapports CSV.

Le Rapport de données de répertoires non structurés inclut les informations suivantes sur vos dossiers et partages de fichiers :

  • Nom de l’environnement de travail

  • Référentiel de stockage (par exemple, un dossier ou des partages de fichiers)

  • Type d’environnement de travail

  • Chemin du fichier (nom du répertoire)

  • Propriétaire du fichier

  • Heure de création

  • Heure découverte

  • Dernière modification

  • Dernier accès

  • Ouvrez les autorisations

  • Type de répertoire

Le Rapport de données structurées comprend les informations suivantes sur vos tables de bases de données :

  • NOM de la table DB

  • Type d’emplacement

  • Nom de l’environnement de travail

  • Référentiel de stockage (par exemple, un schéma)

  • Nombre de colonnes

  • Nombre de lignes

  • Informations personnelles

  • Informations personnelles sensibles